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# MeinVLN – Beteiligungsportal
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*Stand: 04.10.2026*
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Das Beteiligungsportal macht **Umlaufbeschlüsse, Anhörungen und Stellungnahmen digital**
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statt per Post. Die Empfänger bekommen einen **persönlichen Link** und können darüber
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**ohne Anmeldung und ohne Konto** die bereitgestellten Unterlagen einsehen, herunterladen
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und einen Fragenkatalog beantworten.
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- **Empfänger** öffnen ihren Link auf **beteiligung.vlnsachsen.de** und antworten.
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- **Teilnehmergemeinschaften** legen ihre Verfahren selbst an, versenden sie und werten sie
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aus, im Portal **mein.vlnsachsen.de** (Kachel „Beteiligungsportal“). Der Verband kann
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das ebenfalls.
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## Wofür?
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- **Umlaufbeschlüsse des Vorstands**: Abstimmung ohne Sitzung
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- **Beteiligung der Träger öffentlicher Belange (TöB)**
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- **Unterlagen an Teilnehmer** verteilen, mit Rückfrage
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- **Abstimmung mit Behörden**
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Das Ergebnis ist ein **Meinungsbild**. Ein förmlicher Beschluss entsteht dadurch nicht.
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Die Auswertung als PDF gehört zur Akte (DMS) und, wo nötig, in die Niederschrift.
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## Ein Verfahren anlegen und betreuen *(TG-Vorsitz, Sachbearbeitung, Verband)*
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1. **Verfahren anlegen**: Titel (worum geht es) und Frist (bis wann) festlegen.
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2. **Empfänger hinzufügen**: Anrede, Name und E-Mail erfassen. Für jeden Empfänger
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entsteht automatisch ein eigener, persönlicher Link.
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3. **Fragen anlegen**: beliebig viele, je nach Bedarf als Pflicht- oder freiwillige
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Frage (Fragetypen siehe unten).
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4. **Unterlagen hochladen**: die Dokumente, die die Empfänger sehen sollen.
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5. **Serien-E-Mail senden**: Das Versandfenster listet alle Empfänger mit E-Mail-Adresse
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zum Ankreuzen.
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- Vorbelegt sind alle, die noch keine Mail bekommen haben, etwa später hinzugefügte.
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Mit „alle“, „nur ohne Mail“ und „keine“ lässt sich die Auswahl schnell ändern.
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- Jede Mail trägt den persönlichen Link. Eine Vorschau zeigt die Mail für einen
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Empfänger, bevor sie rausgeht.
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6. **Zustellstand prüfen**: Die Empfängerliste zeigt je Empfänger, ob die Mail an den
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Mailserver übergeben wurde, noch in der Warteschlange steht oder fehlgeschlagen ist.
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- Fehlgeschlagene Mails lassen sich erneut einreihen.
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- **Versandprotokoll (PDF)** erzeugt das Protokoll mit dem aktuellen Stand. Am besten
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drücken, wenn alle Mails als „übergeben“ angezeigt werden.
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7. **Auswerten**: jederzeit sehen, wer schon geantwortet hat, was geantwortet wurde und
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wer wann zugegriffen oder heruntergeladen hat.
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> Hinweis: Jeder Empfänger sieht nur seinen eigenen Link und seine eigenen Antworten.
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## Auswertung und PDF
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Die Auswertung zeigt:
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- Empfänger und ihre Aktivität (geöffnet, Downloads, ZIP, wann geantwortet)
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- die Antworten je Empfänger
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- die Verteilung der Antworten je Frage
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- den Zugriffsverlauf
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**Als PDF exportieren** liefert den Bericht für die Akte, ohne den Zugriffsverlauf. Er
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enthält:
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- im Kopf Verband und Logo
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- einen Kasten mit Teilnehmergemeinschaft, Frist, Status, Stand und einem Balken
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„geantwortet / offen“
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- die Tabelle der Empfänger
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- je Frage die Antworten **aller** Empfänger, ohne Antwort als „keine Antwort“ markiert
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- die Verteilung mit Balken
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**Archiv**: Abgelaufene Verfahren stehen im Archiv. Dort lassen sich die Ergebnisse
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ansehen, das Verfahren mit neuer Frist wieder aktiv setzen oder löschen.
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## Als Empfänger teilnehmen
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1. **Link öffnen**: Der persönliche Link aus der E-Mail führt direkt zur
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Beteiligungsseite, ohne Anmeldung.
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2. **Unterlagen ansehen**: einzelne Dokumente herunterladen oder alle zusammen als
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ZIP-Datei.
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3. **Fragen beantworten**: das Formular ausfüllen und absenden. Pflichtfragen sind
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markiert.
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4. **Frist beachten**: Bitte bis zur genannten Frist antworten.
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Bereits abgegebene Antworten werden beim erneuten Öffnen angezeigt und können noch
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geändert werden.
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## Fragetypen
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| Typ | Bedeutung | Antwort durch den Empfänger |
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| **Einfachauswahl** | genau eine Option wählen (z. B. Ja/Nein) | ein Punkt |
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| **Mehrfachauswahl** | mehrere Optionen ankreuzen | beliebig viele Punkte |
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| **Freitext** | offene Antwort | Text |
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| **Zahl** | eine Zahl | Zahleneingabe |
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| **Datum** | ein Datum | Datumsauswahl |
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| **Bewertung (Skala)** | Einstufung auf einer Skala (z. B. 1–5) | ein Wert auf der Skala |
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Jede Frage kann als **Pflichtfrage** markiert werden. Dann lässt sich das Formular erst
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absenden, wenn sie beantwortet ist.
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## Gut zu wissen
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- **Der Link ist persönlich.** Er ersetzt Anmeldung und Passwort, also nicht öffentlich
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weitergeben.
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- **Kein Konto nötig.** Empfänger brauchen weder Registrierung noch Software, nur einen
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Browser.
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- **„Übergeben“ heißt: angenommen.** Der Mailserver hat die Nachricht angenommen. Ob sie im
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Postfach landet, entscheidet der Anbieter des Empfängers. Bei Rückfragen erst den
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Spam-Ordner prüfen lassen.
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- **Nachvollziehbar.** In der Auswertung ist ersichtlich, wer die Seite geöffnet,
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Dokumente heruntergeladen und wann geantwortet hat.
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## Fehler und Wünsche melden
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Bitte hier im Repository unter **Issues** melden, mit Verfahren, Schritt und was
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passiert ist. Bitte keine Zugangslinks in Meldungen kopieren.
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*Teil des VLN Manager – Flurneuordnung Sachsen.*
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