MeinVLN – Beteiligungsportal
Stand: 04.10.2026
Das Beteiligungsportal macht Umlaufbeschlüsse, Anhörungen und Stellungnahmen digital statt per Post. Die Empfänger bekommen einen persönlichen Link und können darüber ohne Anmeldung und ohne Konto die bereitgestellten Unterlagen einsehen, herunterladen und einen Fragenkatalog beantworten.
- Empfänger öffnen ihren Link auf beteiligung.vlnsachsen.de und antworten.
- Teilnehmergemeinschaften legen ihre Verfahren selbst an, versenden sie und werten sie aus, im Portal mein.vlnsachsen.de (Kachel „Beteiligungsportal“). Der Verband kann das ebenfalls.
Wofür?
- Umlaufbeschlüsse des Vorstands: Abstimmung ohne Sitzung
- Beteiligung der Träger öffentlicher Belange (TöB)
- Unterlagen an Teilnehmer verteilen, mit Rückfrage
- Abstimmung mit Behörden
Das Ergebnis ist ein Meinungsbild. Ein förmlicher Beschluss entsteht dadurch nicht. Die Auswertung als PDF gehört zur Akte (DMS) und, wo nötig, in die Niederschrift.
Ein Verfahren anlegen und betreuen (TG-Vorsitz, Sachbearbeitung, Verband)
- Verfahren anlegen: Titel (worum geht es) und Frist (bis wann) festlegen.
- Empfänger hinzufügen: Anrede, Name und E-Mail erfassen. Für jeden Empfänger entsteht automatisch ein eigener, persönlicher Link.
- Fragen anlegen: beliebig viele, je nach Bedarf als Pflicht- oder freiwillige Frage (Fragetypen siehe unten).
- Unterlagen hochladen: die Dokumente, die die Empfänger sehen sollen.
- Serien-E-Mail senden: Das Versandfenster listet alle Empfänger mit E-Mail-Adresse
zum Ankreuzen.
- Vorbelegt sind alle, die noch keine Mail bekommen haben, etwa später hinzugefügte. Mit „alle“, „nur ohne Mail“ und „keine“ lässt sich die Auswahl schnell ändern.
- Jede Mail trägt den persönlichen Link. Eine Vorschau zeigt die Mail für einen Empfänger, bevor sie rausgeht.
- Zustellstand prüfen: Die Empfängerliste zeigt je Empfänger, ob die Mail an den
Mailserver übergeben wurde, noch in der Warteschlange steht oder fehlgeschlagen ist.
- Fehlgeschlagene Mails lassen sich erneut einreihen.
- Versandprotokoll (PDF) erzeugt das Protokoll mit dem aktuellen Stand. Am besten drücken, wenn alle Mails als „übergeben“ angezeigt werden.
- Auswerten: jederzeit sehen, wer schon geantwortet hat, was geantwortet wurde und wer wann zugegriffen oder heruntergeladen hat.
Hinweis: Jeder Empfänger sieht nur seinen eigenen Link und seine eigenen Antworten.
Auswertung und PDF
Die Auswertung zeigt:
- Empfänger und ihre Aktivität (geöffnet, Downloads, ZIP, wann geantwortet)
- die Antworten je Empfänger
- die Verteilung der Antworten je Frage
- den Zugriffsverlauf
Als PDF exportieren liefert den Bericht für die Akte, ohne den Zugriffsverlauf. Er enthält:
- im Kopf Verband und Logo
- einen Kasten mit Teilnehmergemeinschaft, Frist, Status, Stand und einem Balken „geantwortet / offen“
- die Tabelle der Empfänger
- je Frage die Antworten aller Empfänger, ohne Antwort als „keine Antwort“ markiert
- die Verteilung mit Balken
Archiv: Abgelaufene Verfahren stehen im Archiv. Dort lassen sich die Ergebnisse ansehen, das Verfahren mit neuer Frist wieder aktiv setzen oder löschen.
Als Empfänger teilnehmen
- Link öffnen: Der persönliche Link aus der E-Mail führt direkt zur Beteiligungsseite, ohne Anmeldung.
- Unterlagen ansehen: einzelne Dokumente herunterladen oder alle zusammen als ZIP-Datei.
- Fragen beantworten: das Formular ausfüllen und absenden. Pflichtfragen sind markiert.
- Frist beachten: Bitte bis zur genannten Frist antworten.
Bereits abgegebene Antworten werden beim erneuten Öffnen angezeigt und können noch geändert werden.
Fragetypen
| Typ | Bedeutung | Antwort durch den Empfänger |
|---|---|---|
| Einfachauswahl | genau eine Option wählen (z. B. Ja/Nein) | ein Punkt |
| Mehrfachauswahl | mehrere Optionen ankreuzen | beliebig viele Punkte |
| Freitext | offene Antwort | Text |
| Zahl | eine Zahl | Zahleneingabe |
| Datum | ein Datum | Datumsauswahl |
| Bewertung (Skala) | Einstufung auf einer Skala (z. B. 1–5) | ein Wert auf der Skala |
Jede Frage kann als Pflichtfrage markiert werden. Dann lässt sich das Formular erst absenden, wenn sie beantwortet ist.
Gut zu wissen
- Der Link ist persönlich. Er ersetzt Anmeldung und Passwort, also nicht öffentlich weitergeben.
- Kein Konto nötig. Empfänger brauchen weder Registrierung noch Software, nur einen Browser.
- „Übergeben“ heißt: angenommen. Der Mailserver hat die Nachricht angenommen. Ob sie im Postfach landet, entscheidet der Anbieter des Empfängers. Bei Rückfragen erst den Spam-Ordner prüfen lassen.
- Nachvollziehbar. In der Auswertung ist ersichtlich, wer die Seite geöffnet, Dokumente heruntergeladen und wann geantwortet hat.
Fehler und Wünsche melden
Bitte hier im Repository unter Issues melden, mit Verfahren, Schritt und was passiert ist. Bitte keine Zugangslinks in Meldungen kopieren.
Teil des VLN Manager – Flurneuordnung Sachsen.