docs: README auf Stand 04.10.2026 – Zweck, Versand mit Auswahl, Zustellstand, Versandprotokoll, PDF-Auswertung, Archiv

README.md

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 # MeinVLN – Beteiligungsportal
 
-Das Beteiligungsportal macht **Anhörungen und Stellungnahmen digital** statt per Post.
+*Stand: 04.10.2026*
-Behörden, Träger öffentlicher Belange (TöB) und einzelne Beteiligte bekommen einen
+
-**persönlichen Link** und können darüber – **ohne Anmeldung, ohne Konto** – die
+Das Beteiligungsportal macht **Umlaufbeschlüsse, Anhörungen und Stellungnahmen digital**
-bereitgestellten Unterlagen einsehen, herunterladen und einen Fragenkatalog
+statt per Post. Die Empfänger bekommen einen **persönlichen Link** und können darüber
-beantworten.
+**ohne Anmeldung und ohne Konto** die bereitgestellten Unterlagen einsehen, herunterladen
+und einen Fragenkatalog beantworten.
 
 - **Empfänger** öffnen ihren Link auf **beteiligung.vlnsachsen.de** und antworten.
-- **Teilnehmergemeinschaften und Verbandsmitarbeitende** legen die Verfahren an und
+- **Teilnehmergemeinschaften** legen ihre Verfahren selbst an, versenden sie und werten sie
-  werten sie aus – im Portal **mein.vlnsachsen.de**.
+  aus, im Portal **mein.vlnsachsen.de** (Kachel „Beteiligungsportal“). Der Verband kann
+  das ebenfalls.
 
 ---
 
-## Was kann das Portal?
+## Wofür?
 
-- Unterlagen gezielt an einen Kreis von Empfängern freigeben
+- **Umlaufbeschlüsse des Vorstands**: Abstimmung ohne Sitzung
-- Jedem Empfänger einen eigenen, persönlichen Zugangslink geben
+- **Beteiligung der Träger öffentlicher Belange (TöB)**
-- Fragen stellen (Ja/Nein, Auswahl, Freitext, Zahl, Datum, Bewertung)
+- **Unterlagen an Teilnehmer** verteilen, mit Rückfrage
-- Eine Frist setzen, bis zu der geantwortet werden kann
+- **Abstimmung mit Behörden**
-- Auswerten, wer geantwortet hat, was geantwortet wurde und wer die Unterlagen
+
-  angesehen/heruntergeladen hat
+Das Ergebnis ist ein **Meinungsbild**. Ein förmlicher Beschluss entsteht dadurch nicht.
+Die Auswertung als PDF gehört zur Akte (DMS) und, wo nötig, in die Niederschrift.
 
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 ## Ein Verfahren anlegen und betreuen *(TG-Vorsitz, Sachbearbeitung, Verband)*
 
-Alles passiert im Portal **mein.vlnsachsen.de** unter „Beteiligung".
+1. **Verfahren anlegen**: Titel (worum geht es) und Frist (bis wann) festlegen.
-
+2. **Empfänger hinzufügen**: Anrede, Name und E-Mail erfassen. Für jeden Empfänger
-1. **Verfahren anlegen** – Titel (worum geht es) und Frist (bis wann) festlegen.
+   entsteht automatisch ein eigener, persönlicher Link.
-2. **Empfänger hinzufügen** – Anrede, Name und E-Mail erfassen. Für jeden Empfänger
+3. **Fragen anlegen**: beliebig viele, je nach Bedarf als Pflicht- oder freiwillige
-   wird automatisch ein eigener, persönlicher Link erzeugt.
+   Frage (Fragetypen siehe unten).
-3. **Fragen anlegen** – beliebig viele Fragen, je nach Bedarf Pflicht oder freiwillig
+4. **Unterlagen hochladen**: die Dokumente, die die Empfänger sehen sollen.
-   (Fragetypen siehe unten).
+5. **Serien-E-Mail senden**: Das Versandfenster listet alle Empfänger mit E-Mail-Adresse
-4. **Unterlagen hochladen** – die Dokumente, die die Empfänger sehen sollen.
+   zum Ankreuzen.
-5. **Links versenden** – jeden persönlichen Link an den jeweiligen Empfänger schicken.
+   - Vorbelegt sind alle, die noch keine Mail bekommen haben, etwa später hinzugefügte.
-6. **Auswerten** – jederzeit sehen, wer schon geantwortet hat, was geantwortet wurde
+     Mit „alle“, „nur ohne Mail“ und „keine“ lässt sich die Auswahl schnell ändern.
-   und wer wann zugegriffen oder heruntergeladen hat.
+   - Jede Mail trägt den persönlichen Link. Eine Vorschau zeigt die Mail für einen
+     Empfänger, bevor sie rausgeht.
+6. **Zustellstand prüfen**: Die Empfängerliste zeigt je Empfänger, ob die Mail an den
+   Mailserver übergeben wurde, noch in der Warteschlange steht oder fehlgeschlagen ist.
+   - Fehlgeschlagene Mails lassen sich erneut einreihen.
+   - **Versandprotokoll (PDF)** erzeugt das Protokoll mit dem aktuellen Stand. Am besten
+     drücken, wenn alle Mails als „übergeben“ angezeigt werden.
+7. **Auswerten**: jederzeit sehen, wer schon geantwortet hat, was geantwortet wurde und
+   wer wann zugegriffen oder heruntergeladen hat.
 
 > Hinweis: Jeder Empfänger sieht nur seinen eigenen Link und seine eigenen Antworten.
 
 ---
 
+## Auswertung und PDF
+
+Die Auswertung zeigt:
+
+- Empfänger und ihre Aktivität (geöffnet, Downloads, ZIP, wann geantwortet)
+- die Antworten je Empfänger
+- die Verteilung der Antworten je Frage
+- den Zugriffsverlauf
+
+**Als PDF exportieren** liefert den Bericht für die Akte, ohne den Zugriffsverlauf. Er
+enthält:
+
+- im Kopf Verband und Logo
+- einen Kasten mit Teilnehmergemeinschaft, Frist, Status, Stand und einem Balken
+  „geantwortet / offen“
+- die Tabelle der Empfänger
+- je Frage die Antworten **aller** Empfänger, ohne Antwort als „keine Antwort“ markiert
+- die Verteilung mit Balken
+
+**Archiv**: Abgelaufene Verfahren stehen im Archiv. Dort lassen sich die Ergebnisse
+ansehen, das Verfahren mit neuer Frist wieder aktiv setzen oder löschen.
+
+---
+
 ## Als Empfänger teilnehmen
 
-1. **Link öffnen** – der persönliche Link führt direkt zur Beteiligungsseite, ohne
+1. **Link öffnen**: Der persönliche Link aus der E-Mail führt direkt zur
-   Anmeldung.
+   Beteiligungsseite, ohne Anmeldung.
-2. **Unterlagen ansehen** – einzelne Dokumente herunterladen oder alle zusammen als
+2. **Unterlagen ansehen**: einzelne Dokumente herunterladen oder alle zusammen als
    ZIP-Datei.
-3. **Fragen beantworten** – das Formular ausfüllen und absenden.
+3. **Fragen beantworten**: das Formular ausfüllen und absenden. Pflichtfragen sind
-4. **Frist beachten** – nach Ablauf der Frist ist keine Abgabe mehr möglich.
+   markiert.
+4. **Frist beachten**: Bitte bis zur genannten Frist antworten.
 
-Bereits abgegebene Antworten werden beim erneuten Öffnen angezeigt und können bis zum
+Bereits abgegebene Antworten werden beim erneuten Öffnen angezeigt und können noch
-Ende der Frist noch geändert werden.
+geändert werden.
 
 ---
 
@@ -66,22 +102,28 @@ Ende der Frist noch geändert werden.
 | **Datum** | ein Datum | Datumsauswahl |
 | **Bewertung (Skala)** | Einstufung auf einer Skala (z. B. 1–5) | ein Wert auf der Skala |
 
-Jede Frage kann als **Pflichtfrage** markiert werden – dann lässt sich das Formular
+Jede Frage kann als **Pflichtfrage** markiert werden. Dann lässt sich das Formular erst
-erst absenden, wenn sie beantwortet ist.
+absenden, wenn sie beantwortet ist.
 
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 ## Gut zu wissen
 
-- **Der Link ist persönlich.** Er ersetzt Login und Passwort – also nicht öffentlich
+- **Der Link ist persönlich.** Er ersetzt Anmeldung und Passwort, also nicht öffentlich
   weitergeben.
-- **Kein Konto nötig.** Empfänger brauchen weder Registrierung noch Software,
+- **Kein Konto nötig.** Empfänger brauchen weder Registrierung noch Software, nur einen
-  nur einen Browser.
+  Browser.
-- **Die Frist ist verbindlich.** Nach Ablauf können Unterlagen nicht mehr abgerufen
+- **„Übergeben“ heißt: angenommen.** Der Mailserver hat die Nachricht angenommen. Ob sie im
-  und keine Antworten mehr abgegeben werden.
+  Postfach landet, entscheidet der Anbieter des Empfängers. Bei Rückfragen erst den
+  Spam-Ordner prüfen lassen.
 - **Nachvollziehbar.** In der Auswertung ist ersichtlich, wer die Seite geöffnet,
   Dokumente heruntergeladen und wann geantwortet hat.
 
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+## Fehler und Wünsche melden
+
+Bitte hier im Repository unter **Issues** melden, mit Verfahren, Schritt und was
+passiert ist. Bitte keine Zugangslinks in Meldungen kopieren.
+
 *Teil des VLN Manager – Flurneuordnung Sachsen.*