From 61c04178403fd9a4b7e1457a4e72d56d53809dec Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: KAI <62+kai@noreply.localhost> Date: Sun, 4 Oct 2026 12:36:35 +0000 Subject: [PATCH] =?UTF-8?q?docs:=20README=20auf=20Stand=2004.10.2026=20?= =?UTF-8?q?=E2=80=93=20Zweck,=20Versand=20mit=20Auswahl,=20Zustellstand,?= =?UTF-8?q?=20Versandprotokoll,=20PDF-Auswertung,=20Archiv?= MIME-Version: 1.0 Content-Type: text/plain; charset=UTF-8 Content-Transfer-Encoding: 8bit --- README.md | 120 ++++++++++++++++++++++++++++++++++++------------------ 1 file changed, 81 insertions(+), 39 deletions(-) diff --git a/README.md b/README.md index cc1874f..c95cc96 100644 --- a/README.md +++ b/README.md @@ -1,57 +1,93 @@ # MeinVLN – Beteiligungsportal -Das Beteiligungsportal macht **Anhörungen und Stellungnahmen digital** statt per Post. -Behörden, Träger öffentlicher Belange (TöB) und einzelne Beteiligte bekommen einen -**persönlichen Link** und können darüber – **ohne Anmeldung, ohne Konto** – die -bereitgestellten Unterlagen einsehen, herunterladen und einen Fragenkatalog -beantworten. +*Stand: 04.10.2026* + +Das Beteiligungsportal macht **Umlaufbeschlüsse, Anhörungen und Stellungnahmen digital** +statt per Post. Die Empfänger bekommen einen **persönlichen Link** und können darüber +**ohne Anmeldung und ohne Konto** die bereitgestellten Unterlagen einsehen, herunterladen +und einen Fragenkatalog beantworten. - **Empfänger** öffnen ihren Link auf **beteiligung.vlnsachsen.de** und antworten. -- **Teilnehmergemeinschaften und Verbandsmitarbeitende** legen die Verfahren an und - werten sie aus – im Portal **mein.vlnsachsen.de**. +- **Teilnehmergemeinschaften** legen ihre Verfahren selbst an, versenden sie und werten sie + aus, im Portal **mein.vlnsachsen.de** (Kachel „Beteiligungsportal“). Der Verband kann + das ebenfalls. --- -## Was kann das Portal? +## Wofür? -- Unterlagen gezielt an einen Kreis von Empfängern freigeben -- Jedem Empfänger einen eigenen, persönlichen Zugangslink geben -- Fragen stellen (Ja/Nein, Auswahl, Freitext, Zahl, Datum, Bewertung) -- Eine Frist setzen, bis zu der geantwortet werden kann -- Auswerten, wer geantwortet hat, was geantwortet wurde und wer die Unterlagen - angesehen/heruntergeladen hat +- **Umlaufbeschlüsse des Vorstands**: Abstimmung ohne Sitzung +- **Beteiligung der Träger öffentlicher Belange (TöB)** +- **Unterlagen an Teilnehmer** verteilen, mit Rückfrage +- **Abstimmung mit Behörden** + +Das Ergebnis ist ein **Meinungsbild**. Ein förmlicher Beschluss entsteht dadurch nicht. +Die Auswertung als PDF gehört zur Akte (DMS) und, wo nötig, in die Niederschrift. --- ## Ein Verfahren anlegen und betreuen *(TG-Vorsitz, Sachbearbeitung, Verband)* -Alles passiert im Portal **mein.vlnsachsen.de** unter „Beteiligung". - -1. **Verfahren anlegen** – Titel (worum geht es) und Frist (bis wann) festlegen. -2. **Empfänger hinzufügen** – Anrede, Name und E-Mail erfassen. Für jeden Empfänger - wird automatisch ein eigener, persönlicher Link erzeugt. -3. **Fragen anlegen** – beliebig viele Fragen, je nach Bedarf Pflicht oder freiwillig - (Fragetypen siehe unten). -4. **Unterlagen hochladen** – die Dokumente, die die Empfänger sehen sollen. -5. **Links versenden** – jeden persönlichen Link an den jeweiligen Empfänger schicken. -6. **Auswerten** – jederzeit sehen, wer schon geantwortet hat, was geantwortet wurde - und wer wann zugegriffen oder heruntergeladen hat. +1. **Verfahren anlegen**: Titel (worum geht es) und Frist (bis wann) festlegen. +2. **Empfänger hinzufügen**: Anrede, Name und E-Mail erfassen. Für jeden Empfänger + entsteht automatisch ein eigener, persönlicher Link. +3. **Fragen anlegen**: beliebig viele, je nach Bedarf als Pflicht- oder freiwillige + Frage (Fragetypen siehe unten). +4. **Unterlagen hochladen**: die Dokumente, die die Empfänger sehen sollen. +5. **Serien-E-Mail senden**: Das Versandfenster listet alle Empfänger mit E-Mail-Adresse + zum Ankreuzen. + - Vorbelegt sind alle, die noch keine Mail bekommen haben, etwa später hinzugefügte. + Mit „alle“, „nur ohne Mail“ und „keine“ lässt sich die Auswahl schnell ändern. + - Jede Mail trägt den persönlichen Link. Eine Vorschau zeigt die Mail für einen + Empfänger, bevor sie rausgeht. +6. **Zustellstand prüfen**: Die Empfängerliste zeigt je Empfänger, ob die Mail an den + Mailserver übergeben wurde, noch in der Warteschlange steht oder fehlgeschlagen ist. + - Fehlgeschlagene Mails lassen sich erneut einreihen. + - **Versandprotokoll (PDF)** erzeugt das Protokoll mit dem aktuellen Stand. Am besten + drücken, wenn alle Mails als „übergeben“ angezeigt werden. +7. **Auswerten**: jederzeit sehen, wer schon geantwortet hat, was geantwortet wurde und + wer wann zugegriffen oder heruntergeladen hat. > Hinweis: Jeder Empfänger sieht nur seinen eigenen Link und seine eigenen Antworten. --- +## Auswertung und PDF + +Die Auswertung zeigt: + +- Empfänger und ihre Aktivität (geöffnet, Downloads, ZIP, wann geantwortet) +- die Antworten je Empfänger +- die Verteilung der Antworten je Frage +- den Zugriffsverlauf + +**Als PDF exportieren** liefert den Bericht für die Akte, ohne den Zugriffsverlauf. Er +enthält: + +- im Kopf Verband und Logo +- einen Kasten mit Teilnehmergemeinschaft, Frist, Status, Stand und einem Balken + „geantwortet / offen“ +- die Tabelle der Empfänger +- je Frage die Antworten **aller** Empfänger, ohne Antwort als „keine Antwort“ markiert +- die Verteilung mit Balken + +**Archiv**: Abgelaufene Verfahren stehen im Archiv. Dort lassen sich die Ergebnisse +ansehen, das Verfahren mit neuer Frist wieder aktiv setzen oder löschen. + +--- + ## Als Empfänger teilnehmen -1. **Link öffnen** – der persönliche Link führt direkt zur Beteiligungsseite, ohne - Anmeldung. -2. **Unterlagen ansehen** – einzelne Dokumente herunterladen oder alle zusammen als +1. **Link öffnen**: Der persönliche Link aus der E-Mail führt direkt zur + Beteiligungsseite, ohne Anmeldung. +2. **Unterlagen ansehen**: einzelne Dokumente herunterladen oder alle zusammen als ZIP-Datei. -3. **Fragen beantworten** – das Formular ausfüllen und absenden. -4. **Frist beachten** – nach Ablauf der Frist ist keine Abgabe mehr möglich. +3. **Fragen beantworten**: das Formular ausfüllen und absenden. Pflichtfragen sind + markiert. +4. **Frist beachten**: Bitte bis zur genannten Frist antworten. -Bereits abgegebene Antworten werden beim erneuten Öffnen angezeigt und können bis zum -Ende der Frist noch geändert werden. +Bereits abgegebene Antworten werden beim erneuten Öffnen angezeigt und können noch +geändert werden. --- @@ -66,22 +102,28 @@ Ende der Frist noch geändert werden. | **Datum** | ein Datum | Datumsauswahl | | **Bewertung (Skala)** | Einstufung auf einer Skala (z. B. 1–5) | ein Wert auf der Skala | -Jede Frage kann als **Pflichtfrage** markiert werden – dann lässt sich das Formular -erst absenden, wenn sie beantwortet ist. +Jede Frage kann als **Pflichtfrage** markiert werden. Dann lässt sich das Formular erst +absenden, wenn sie beantwortet ist. --- ## Gut zu wissen -- **Der Link ist persönlich.** Er ersetzt Login und Passwort – also nicht öffentlich +- **Der Link ist persönlich.** Er ersetzt Anmeldung und Passwort, also nicht öffentlich weitergeben. -- **Kein Konto nötig.** Empfänger brauchen weder Registrierung noch Software, - nur einen Browser. -- **Die Frist ist verbindlich.** Nach Ablauf können Unterlagen nicht mehr abgerufen - und keine Antworten mehr abgegeben werden. +- **Kein Konto nötig.** Empfänger brauchen weder Registrierung noch Software, nur einen + Browser. +- **„Übergeben“ heißt: angenommen.** Der Mailserver hat die Nachricht angenommen. Ob sie im + Postfach landet, entscheidet der Anbieter des Empfängers. Bei Rückfragen erst den + Spam-Ordner prüfen lassen. - **Nachvollziehbar.** In der Auswertung ist ersichtlich, wer die Seite geöffnet, Dokumente heruntergeladen und wann geantwortet hat. --- +## Fehler und Wünsche melden + +Bitte hier im Repository unter **Issues** melden, mit Verfahren, Schritt und was +passiert ist. Bitte keine Zugangslinks in Meldungen kopieren. + *Teil des VLN Manager – Flurneuordnung Sachsen.*